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Guía, Contabilidad, generalidades

Contabilidad
Contabilidad, Sistema de información integrado, basado en principios y normas generalmente aceptados mediante el cual se identifica, mide, clasifica, registra, interpreta, analiza, evalúa, y comunica la información económica de una organización o empresa, de forma completa y fidedigna sobre los hechos económicos,  con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad. La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad.
Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Proceso contable
La contaduría pública alcanza sus objetivos de obtención y comprobación de información financiera, a través de una serie de fases que integran un proceso, la cual, por derecho natural llamaremos EL PROCESO CONTABLE.
Concepto
Debe entenderse por proceso contable, el conjunto de fases a través de las cuales la contaduría pública obtiene y comprueba información financiera.
De acuerdo con tal concepto, resulta sencillo inferir que tanto la contabilidad como la auditoria alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso.
La contabilidad observa las fases del proceso contable para obtener información financiera, la auditoria sigue las mismas etapas, pero para comprobar la corrección del producto de la contabilidad.
FASES
De acuerdo con el inciso precedente, constituyen fases del Proceso Contable: 
  • Sistematización: fase inicial del proceso contable que establece el sistema de información financiera en una entidad económica.
  • Valuación: segunda fase del proceso contable. Cuantificada en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere una entidad económica en la celebración de transacciones financieras.
  • Procesamiento: Tercera fase del proceso contable. Elabora los estados financieros resultantes de las transacciones celebradas por una entidad económica.
  • Evaluación: cuarta fase del proceso contable. Califica el efecto de las transacciones celebradas por una entidad económica.
  • Información: quinta fase del proceso contable. Comunica la información financiera obtenida por la contabilidad. 
Sistematización
En efecto, sistematización es la acción de sistematizar, es decir, reducir a sistema los elementos de un conjunto.
Los elementos de conjunto se reducen a un sistema o se sistematizan, cuando a través de procedimientos y métodos específicos establecen un modo particular de combinación para alcanzar un objetivo.
Valuación
La valuación tiene como base a la moneda, la cual, por un principio económico vigente, constituye el instrumento de cambio que facilita el intercambio financiero entre las entidades.
Expresado en otros términos, puede afirmarse que la valuación en Contabilidad es la fase  de su proceso que cuantifica en unidades monetarias las transacciones financieras que realizan una entidad económica.
Procesamiento
Dicha elaboración incluye la captación, clasificación, registro, cálculo y síntesis de datos. Los datos se captan por medio de los documentos fuente; se clasifican a través de cuentas; se registran en libros o tarjetas; se calculan por medio de la mente, calculadoras, maquinas o computadoras y se sintetizan en estados financieros.
Evaluación
La información por si misma no es suficiente. Debe de compararse con normas predeterminadas para conocer las desviaciones sufridas respecto de ellas. El resultado de comparar la información financiera real con normas preestablecidas, es calificada mediante el análisis y la interpretación financiera.
Análisis Financiero: es la separación de los elementos de un estado financiero, con el fin de examinarlo críticamente y conocer la influencia de dichos elementos sobre los fenómenos que dicho estado expresa.
Objetivo Del Análisis Financiero: El análisis financiero persigue como objetivo fundamental obtener elementos de juicio para evaluar correctamente la situación financiera y los resultados de una entidad.
Fenómenos Evaluadores: La liquidez en la capacidad que tiene la entidad económica para pagar con dinero en efectivo su pasivo a corto plazo.
Información
Concepto: Información es la fase del proceso contable que comunica la información financiera obtenida como consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad económica. La información, por consiguiente cierra el proceso contable.
El Informe Financiero: Al finalizar cada ejercicio el contador publico debe presentar un informe financiero en el que se exprese la realidad financiera de la entidad económica a los interesados en su marcha con el fin de que pueda tomar decisiones.
La Teoría Contable
Debe entenderse por teoría, para efectos de esta obra, el conjunto de principios, reglas, postulados, normas y técnicas que rigen el conocimiento y aplicación de cualquier rama del ser humano. Si cualquiera de dichas ramas se ejerce profesionalmente en los términos de una disciplina profesional.
Si además de contar con la teoría que la sustente, la disciplina de referencias observa una metodología en la consecución de sus objetivos, entonces se dice que tal o cual disciplina profesional es de carácter científico.
Tal es el caso de la contaduría pública que cuenta con una teoría y un proceso contable.
Transacciones financieras
Entiesase por transacción financiera u operación financiera, todo movimiento de recursos materiales que la entidad económica efectúa para obtener su objetivo. Así por ejemplo, cuando una entidad económica con fines lucrativos compra mercancía, esta efectuando una transacción financiera. Cuando la vende o realiza, consuma nuevamente una transacción u operario financiera.
Toda su transacción modifica la estructura financiera de las entidades que las realizan.
Dichas modificaciones pueden ser de dos tipos:
  • Transacciones que afectan el patrimonio de la entidad. Son aquellas operaciones que incrementan o disminuyen el patrimonio a través de la obtención de una utilidad  o una perdida.
  • Transacciones que no afectan el patrimonio de la entidad. Son aquellas operaciones que al efectuarse solo implican movimientos de recursos y obligaciones, sin que el patrimonio de la entidad se vea afectado.
Bases de la organización contable
La organización contable necesariamente esta ligada a la organización administrativa. En realidad, los trabajos son complementarios de las demás actividades. Las partes contables justificadas son: formas elaboradas por otras unidades orgánicas para poner en marcha las operaciones contables o para recolectar información, o bien documentos que proceden del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros servicios.
Ya sea documentación interna o externa, es enviada al depto. De contabilidad para proveerla de los datos necesarios para su registro y hacer posible una verificación de la regularidad de operaciones.
Si las operaciones que se ejecutan en los diversos deptos. Dan origen a registros contables, a estados y extractos de cuentas que emanan del servicio contable, forman la documentación indispensable para que los directivos tomen ciertas decisiones.
La dirección superior establece objetivos que ha de lograr el depto de contabilidad, ella debe también determinar los informes que ha de suministrarle e incluso la forma en que estos han de ser presentados.
Objeto de la organización administrativa y contable
Cuando intervienen muchas personas en cualquier actividad coordinada, constantemente surgen las preguntas: ¿qué trabajos hay que realizar? ¿Quién debe encargarse de cada uno? Es necesario entonces decidir por anticipado el trabajo que debe realizarse para llegar al objetivo propuesto y designar las personas que deben ocuparse de las actividades más importantes.
La contabilidad es un registro, representación, medición, divulgación y control de los hechos financieros y económicos de las empresas. Su característica fundamental debe ser la oportunidad y la veracidad, en la exposición analítica y sintética de los hechos mediante estados financieros que tienen que expresarse en términos accesibles para su fácil comparación e interpretación a fin de poder presentar al nivel administrativo información contable para tomar dicciones y medir la eficiencia o deficiencia financiera.
 La contabilidad requiere de un orden y disposición de circunstancias que en conjunto forman una rama de la organizaron en genera, que toma su nombre particular de “organización contable”.
Objetivo de la organización contable. Esta tiene por finalidad el establecer los procedimientos que nos aseguran el registro y control metódico de los hechos financieros y económicos para analizar el pasado, investigar el presente y planear el futuro financiero de una empresa, con el propósito de que su funcionamiento garantice la máxima productividad con el mínimo de esfuerzo humano.
Elementos de la organización contable
La organización contable cuenta con los elementos que son concebidos con base en las reglas generales sobre la materia. Han de ser adaptados al organismo, al sistema y al material contable elegido y al personal con que se disponga,
Estos elementos, en términos generales son los siguientes:
  • Catálogo de cuentas. Es una relación ordenada y pormenorizada que contiene el número y nombre de las cuentas que deberán ser utilizadas para el registro contable de las operaciones de una empresa.
  • Documentos comprobatorios. Son aquellos escritos que sirven para aceptar y comprobar las operaciones, sirviendo de fuente para los sig.
  • Documentos contabilizadores. Son aquellos escritos que sirven como medio para registros en libros de contabilidad, mediante los cuales se establece la “coordinación” de tales hechos u operaciones de una empresa.
  • Libros auxiliares. Son aquellos que, optativa mente llevan las empresas para registrar en forma detallada las operaciones que han sido registradas en los libros principales. En estos se realiza la contabilidad analítica.
  • Libros principales. Son aquellos que deben llevarse por mandato de ley. En México son: el libro de diario, mayor y el de inventario y balance, en casos especiales, el libro de ventas. En otras ocasiones se realiza la contabilidad sintética.
  • Libros intermedios. Que son los diarios, en los que deben registrarse las operaciones de una empresa en el orden que acontecen. Tales registros requieren de la utilización de principios y procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los asientos, etc. y que sirven de control y de unión entre libros auxiliares y principales.
  • Informes. Son resúmenes con datos sobre operaciones financieras, contables y a unas administrativas que sirven de base para establecer las “inferencias, que se desprenden de las operaciones de la empresa, y que sirven para implantar una política de mejoramiento”.
Catalogo de cuentas
De la contabilidad general se deriva la propia estructura del plan de cuentas el cual representa el esquema dentro del que se insertan y se desarrollan los registros referentes a los hechos de la gestión.
Definición de catálogo de cuentas
“La lista orgánica y sistemática de las cuentas, clasificadas de una forma que hagan posible la consecución de objetivos atribuidos a la contabilidad general”.
Es una lista o codificación de cuentas de mayor, colocadas sistemáticamente y aplicadas a un organismo que incluye nombres de cuenta, números y/o símbolos que los identifiquen.
 El catalogo de cuentas permite que los empleados de oficinas diferentes (sucursales, agencias, etc.), utilicen cuentas uniformes, facilitando así el trabajo de contabilidad, ayudando a la confrontación de información financiera y con ello facilitar el control interno y la elaboración de informes.
El catalogo de cuentas es necesario en todo tipo de empresa no importando su magnitud; por escaso que sea su movimiento de contabilidad, habrá que establecer un catalogo que se satisfaga tanto las necesidades de registro diario de sus operaciones, como la de una presentación adecuada de información financiera.
Libros auxiliares
“Son aquellos libros, mediante los cuales se lleva a efectuar un análisis detallado”.
Los datos que nos proporciona el libro mayor, están datos en forma global y no bastan para los de información detallada. Se hace necesario, por tanto, que cada cuenta de mayor quede manifestada en un registro auxiliar que pormenorice tales datos, estos libros y registros auxiliares pueden adoptar dos formas:
  • Con clasificación columnar y asientos sucesivos de detalle.
  • Con clasificación por cuentas, por medio de tarjetas o bien, por medio de hojas intercambiables.
Estos auxiliares constan de cinco columnas: fecha, concepto o descripción de la operación, debe, haber y saldo. Se  orden alfabético o bien por número de subcuentas de acuerdo con el catálogo de cuentas.
Los asientos en los mayores auxiliares, deben coincidir con los de la cuenta controladora del mayor, prueba que cuando la contabilidad es manual, se hace cada mes, es general mando los saldos de las subcuentas del auxiliar y comparando el sueldo de la cuenta controladora.
Libros principales
“Son aquellos libros mediante los cuales se llega a realizar una síntesis”.
Deberá existir un control entre los libros principales y los auxiliares que nos ofrezca la seguridad de que la síntesis de los hechos es la consecuencia del análisis de los mismos y que existe coincidencia numérica entre ambos. En los libros principales se realiza el agrupamiento de los datos ya clasificados y relacionados en los documentos contabilizadores; por lo tanto en los libros quedan acumulados los hechos clasificadamente también. Se establecen en los negocios o empresas para que en ellos registren sus operaciones, el resultado de ellas, sus bienes, sus adeudos, sus acuerdos y toda aquella información conducente a lograr un control sobre ellos.
  • Libro diario general
  • Libro mayor general (o cuentas corrientes)
Libros intermedios
Libros intermedios. Que son los diarios, en los que deben registrarse las operaciones de una empresa en el orden que acontecen. Tales registros requieren de la utilización de principios y procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los asientos, etc. y que sirven de control y de unión entre libros auxiliares y principales.
Instructivos de organizaron contable
Manual de sistema de contabilidad
¿Qué es un manual? Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, la organización y/o instrucciones, sobre historia, organización, políticas y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para mejor ejecución de trabajo.
Existen diversas clasificaciones de los manuales pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por su contenido
Historia de la Empresa.
Organización de la Empresa.
Políticas de la Empresa.
Procedimientos de la Empresa.
Contenido múltiple.
Por la función específica o área de actividad.
Ventas.
Finanzas.
Personal.
Crédito y cobranzas.
Compras, etcétera.
El Manual del sistema de Contabilidad, trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente básica de referencia para el órgano responsable de la actividad y como información general para todo el personal interesado en esa actividad.
Un Manual del Sistema de Contabilidad, bien pudiera contener las siguientes secciones:
Lugar que ocupa el departamento de Contabilidad en la organización de la empresa.
Descripción del sistema de contabilidad (general o de costos).
Operaciones internas del personal de contabilidad.
Manejo de registros
Control de la elaboración de información financiera.
Control de las formas.
Manejo de archivos.
Instructivo del catalogo de cuentas
El “Instructivo”, es un medio de información que sirve para instruir o enseñar sobre una cosa. El instructivo de catálogo de cuentas, es de mucha utilidad para fines de adiestramiento y presenta además la manera de realizar cada operación del procedimiento de registro, dentro de la secuencia establecida.

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Leonardo A. Torres G., Docente y Contador Público Titulado Graduado en la Universidad Central de Colombia, con experiencia profesional en cargos Como;Gerencia Financiera y Administrativa,Dirección del departamento de contabilidad,Revisor Fiscal,Auditor, y Docencia.Estos cargos los he desempeñado en sectores; Industrial, comercial y de servicios. Asesor y Docente para la formación por competencias, mediante el fortalecimiento en prácticas empresariales. He participado en la capacitación de materias; Contabilidad General, Matematicas Financieras, Comercio Exterior, Presupuestos, Formulación y Evaluación de proyectos y los diferentes niveles Análisis y auditorias financieras. He estado vinculado en Instituciones como el SENA, el CIDE y CUN entre otras.